Hiện nay, các doanh nghiệp, người nộp thuế tại 06 tỉnh, thành đã thực hiện xuất hóa đơn và gửi cho người mua. Khi nhận được hóa đơn hẳn nhiều doanh nghiệp, kế toán sẽ thắc mắc hóa đơn nhận được có hợp lý, hợp lệ hay không? Làm sao để có thể kiểm tra, xác thực được thông tin của hóa đơn là chính xác?

Trong bài viết này, LAW FOR LIFE sẽ hướng dẫn doanh nghiệp và bạn đọc cách thức tra cứu, xác thực hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế khi nhận được hóa đơn từ bên bán gửi đến.

Doanh nghiệp, người nộp thuế truy cập cổng thông tin về Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Tại đây có 2 cách thức tra cứu:

Cách 1. Tra cứu thông tin từng hóa đơn

B1: Sau khi truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử, tại tab Tra cứu hóa đơn điện tử, người dung nhập vào các thông tin của hóa đơn nhận được của bên bán (có dấu * đỏ):

1) MST người bán: nhập vào mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.

2) Loại hóa đơn: chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, .. được quy định bởi các ký tự số: 1, 2, 3, 4, 5 tương ứng ký hiệu mã loại hóa đơn trên hóa đơn (ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng).

3) Ký hiệu hóa đơn: nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ví dụ C21TML. Lưu ý người dùng hay nhầm lẫn nhập cả ký tự số 1, 2, 3, 4, 5 ở đầu sẽ không chính xác.

4) Số hóa đơn: nhập vào số hóa đơn cần tra cứu (có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số, ví dụ 1 hoặc 00000001).

5) Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.

6) Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái.

B2: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, người dùng nhấn vào nút Tìm kiếm để tra cứu: 
 

- Nếu nhận được kết quả như mục A như trên hình thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.

- Nếu nhận được kết quả như mục B tức là hóa thông tin hóa đơn cần tra cứu không tồn tại, người dùng cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập liệu tìm kiếm ở trên đã chính xác hay chưa và thử lại. Nếu vẫn không có kết quả cần liên hệ với bên bán để kiểm tra lại. 

Cách 2. Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra

Cách tra cứu này áp dụng đối với các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

B1: Tại cổng thông tin Hóa đơn điện tử trên, người dùng thực hiện đăng nhập vào theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp và gửi về email cho doanh nghiệp khi hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
 

B2: Đăng nhập xong, người dùng vào menu Tra cứu à chọn Tra cứu hóa đơn.

B3: Trên form Tra cứu hóa đơn, nhấn vào tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào

Tại đây sẽ hiển thị danh sách hóa đơn mua vào của doanh nghiệp gồm các thông tin: Ký hiệu mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập, Thông tin hóa đơn, Tổng tiền chưa thuế, Tổng tiền thuế, Tổng tiền chiết khấu thương mại, Tổng tiền phí, Tổng tiền thanh toán, ..

Người dùng có thể lọc tìm kiếm theo các điều kiện, chọn xem thông tin chi tiết hóa đơn cần xem: chọn dòng hóa đơn cần xem à nhấn nút Xem hóa đơn). 

Ngoài ra tại menu này, người dùng có thể xem được thông tin của Hóa đơn điện tử bán ra của chính doanh nghiệp mình xuất gửi cho khách hàng tại tab Hóa đơn điện tử bán ra.

Trên đây, LAW FOR LIFE đã có những tổng hợp và hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 khi nhận được từ người bán. Mong rằng thông qua bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp cập nhật các chính sách và thông tin mới về việc xuất và nhận hóa đơn đúng quy định khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị đinh 123, Thông tư 78.