Chữ ký số là một công cụ được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Trong thời gian giãn cách xã hội theo Chỉ thị 16/CT-TTg, công cụ này đang được tận dụng tối đa và mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì? Được sử dụng khi nào?

Chữ ký số (hay còn gọi là Token) là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có thể thay thế và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký bằng tay và con dấu của doanh nghiệp.

Chữ ký số được mã hóa và sử dụng dưới dạng một thiết bị kết nối là USB. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng được cung cấp cho người sử dụng.

Chữ ký số được sử dụng rất linh hoạt, chủ yếu là trong các hoạt động như:

- Giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.

- Ký hợp đồng điện tử với các đối tác.

Trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các đơn vị cung cấp như: Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam (EFY-CA); Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA); Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA); Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA).

Ngoài ra, các đơn vị cũng có thể mua chữ ký số thông qua các đơn vị là đại lý, cộng tác viên cho các dịch vụ chữ ký số đó.

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số

Chữ ký số là công cụ có rất nhiều ưu điểm. Trong thời gian giãn cách xã hội, nhiều doanh nghiệp phải làm việc online, sử dụng chữ ký số là một biện pháp mang lại rất nhiều lợi ích:

- Thủ tục nhanh gọn, không cần trực tiếp ký tay: Thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng…

Theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT, hiện nay một số giao dịch điện tử với chữ ký số theo mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa (sử dụng qua các App ký điện tử), người sử không cần USB Token, máy tính, vẫn có thể ký số đối với các giao dịch điện tử.

- Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

Lưu ý: Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005, các bên tham gia giao dich phải cùng thoả thuận sử dụng chữ ký số thì việc ký bằng chữ ký số mới được coi là có hiệu lực.

- Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu: Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết, các bên không có cơ sở phủ nhận chữ ký của mình khi đã thực hiện việc ký số. Từ đó, hạn chế các tranh chấp không đáng có giữa các bên.

Tuy không bắt buộc sử dụng chữ ký số nhưng trong một số giao dịch đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Sử dụng chữ ký số khi giãn cách xã hội (Ảnh minh hoạ)

Hướng dẫn xác minh chữ ký số của đối tác

Căn cứ Điều 79 Nghị định 130/2918/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ kiểm tra thông tin chữ ký số khi nhận các thông điệp dữ liệu được ký số. Cụ thể khi nhận được văn bản có ký số của đối tác, doanh nghiệp phải kiểm tra các thông tin sau:

- Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký có đúng là của đối tác hay không.

Lưu ý:

+ Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Thông qua hợp đồng điện tử, doanh nghiệp sẽ phải kiểm tra chứng thư số của đối tác

+ Việc kiểm tra chứng thư số có thể sử dụng chính phần mềm mà người ký dùng để ký số hoặc sử dụng một số phần mềm đọc, soạn thảo văn bản phổ biến được xây dựng và phát triển bởi các cơ quan, tổ chức tin cậy như Adobe Acrobat (của Adobe), Word, Excel, Power Point (của Microsoft), vSignPDF (của Ban Cơ yếu Chính phủ) để kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử mà mình nhận được.

- Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

- Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.

Như vậy, việc sử dụng chữ ký số là phù hợp với doanh nghiệp trong thời gian giãn cách xã hội do dịch bệnh Covid - 19.