Đối với các doanh nghiệp, người nộp thuế đã chuyển đổi áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC cần đặc biệt lưu ý về ký hiệu hoá đơn và cấp số hoá đơn khi xuất hoá đơn từ thời điểm bắt đầu năm tài chính mới từ ngày 01/01/2022.

1. Quy định về định dạng Ký hiệu hoá đơn và Số hoá đơn từ 01/01/2022

Tại điểm a Khoản 3 Điều 10 Nghị định 123 quy định:

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua

Đồng thời, theo điểm Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78 hướng dẫn một số điều của Nghị định 123:

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng

Căn cứ 2 quy định trên, khi chuyển sang năm tài chính mới 2022 thì Ký hiệu hoá đơn điện tử đại diện cho năm lập hoá đơn điện tử sẽ được thể hiện là số 22 – 2 chữ số cuối của năm 2022.

Ví dụ: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế) và Số hoá đơn sẽ được cấp mới từ hoá đơn số 1 - vào ngày 01/01 hàng năm.

Lưu ý quan trọng về ký hiệu hoá đơn khi xuất hoá đơn (Ảnh minh họa)
 

2. Cập nhật định dạng Ký hiệu hoá đơn và Số hoá đơn trên phần mềm hoá đơn điện tử

Liên quan tới quy định này, các nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ cần cập nhật phần mềm để có thể hỗ trợ tự động sinh Ký hiệu hoá đơn điện tử và Số hoá đơn theo định dạng chuẩn nêu trên hoặc có các hướng dẫn cụ thể về thao tác để người dùng có thể tạo Ký hiệu hoá đơn theo chuẩn quy định để thực hiện xuất hoá đơn đúng từ ngày 01/01/2022.

Theo tổng hợp của chúng tôi thì các nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử phổ biến trên thị trường đều đã hỗ trợ doanh nghiệp, người nộp thuế tự động cập nhật Ký hiệu hoá đơn mới cho năm tài chính 2022.

Một số nhà cung cấp khác có thể sẽ điều chỉnh, cập nhật hệ thống hoá đơn điện tử của mình cho phù hợp với quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78 cho các khách hàng của mình.

Các doanh nghiệp, người nộp thuế cần chủ động cập nhật quy định liên quan và tham khảo, cập nhật phần mềm hoá đơn điện tử của mình để có thể xuất hoá đơn theo đúng định dạng quy định.

Trên đây, LAW FOR LIFE đã có những tổng hợp và chia sẻ với các doanh nghiệp một số lưu ý quan trọng về Ký hiệu hoá đơn điện tử và Số hoá đơn khi xuất hoá đơn vào ngày đầu năm tài chính mới. Mong rằng thông qua bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp cập nhật các chính sách mới về việc xuất hóa đơn đúng quy định và thuận lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.