Kế toán là bộ phận không thể thiếu ở mỗi công ty, doanh nghiệp, gồm kế toán viên và kế toán trưởng. Trong đó, kế toán trưởng là người giám sát, chịu trách nhiệm việc thu chi trong doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi kế toán trưởng, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng theo quy định của pháp luật.

1. 3 điều cần biết về kế toán trưởng trong doanh nghiệp

1.1 Kế toán trưởng là ai? Doanh nghiệp có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị, có nhiệm vụ tổ chức, giám sát, thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán.

Kế toán trưởng sẽ chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế toán cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.

Cũng theo Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng có thể do bổ nhiệm hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định pháp luật.

Mặt khác, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng.

Như vậy, căn cứ theo quy định này, có thể thấy không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có kế toán trưởng, với doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ cần bố trí phụ trách kế toán.

1.2 Tiêu chuẩn nghề nghiệp của kế toán trưởng

Theo quy định tại Điều 51 và Điều 53 Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau:

- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

- Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

- Có thời gian công tác về kế toán ít nhất 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên.

Với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng thì thời gian công tác về kế toán ít nhất là 03 năm.

Ngoài ra, với từng loại đơn vị kế toán lại yêu cầu tiêu chuẩn, điều kiện của kế toán trưởng riêng.

1.3 Trường hợp không được làm kế toán trưởng?

Tại Điều 52 Luật Kế toán 2015 nêu rõ các trường hợp dưới đây không được làm kế toán trưởng:

- Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.

- Người đang bị cấm hành nghề kế toán; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.

- Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính - kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán (trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu).

- Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán (trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu).

Thủ tục thay đổi kế toán trưởng doanh nghiệp cần nắm rõ (Ảnh minh họa)

2. Hồ sơ, thủ tục thay đổi kế toán trưởng

Công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau để làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng:

- Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu) của kế toán trưởng (bản sao);

- Thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh theo Mẫu II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

- Hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục.

- Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.

Trình tự, thủ tục thay đổi kế toán trưởng:

Bước 01: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ

Có thể nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số. Lưu ý, chữ ký số phải là chữ ký số cá nhân, không dùng chữ ký số của công ty, doanh nghiệp.

Bước 02: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ đã nêu trên, sau đó scan ra file PDF và tạo hồ sơ tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn sau đó gõ mã số doanh nghiệp và upload các file vừa scan.

Nhập thông tin kế toán trưởng vào phần “người quản lý doanh nghiệp” trong hồ sơ.

Bước 03: Nộp hồ sơ, ký bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo hồ sơ hợp lệ hoặc thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ để doanh nghiệp được biết.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả về, người nộp hồ sơ nộp bản giấy đến Phòng đăng ký kinh doanh để được cấp xác nhận thay đổi thông tin đăng ký thuế.

3. Mức xử phạt vi phạm liên quan đến bố trí người làm kế toán trưởng

Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về mức xử phạt liên quan đến bố trí người làm kế toán trưởng như sau: