Những lưu ý khi mở trung tâm dạy ngoại ngữ

Các trung tâm ngoại ngữ ngày càng mọc lên như nấm, đặc biệt là ở các thành phố, đô thị lớn. Bên cạnh sự “nhập cuộc” của các tổ chức giáo dục quốc tế, rất nhiều người Việt trẻ đã lựa chọn cho mình một con đường khởi nghiệp khá thú vị song cũng đầy thử thách – đó là thành lập trung tâm ngoại ngữ mang thương hiệu Việt.

1. Nhân sự:

a. Giáo viên:

-  Giáo viên cơ hữu, thỉnh giảng đảm bảo tỷ lệ tối đa 30 học viên / giáo viên.

-  Tốt nghiệp Đại học Sư phạm – Cao đẳng Sư phạm theo chuyên môn Trung tâm giảng dạy.

-  Nếu tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng khác thì phải có Chứng chỉ lý luận dạy học và giáo dục ( Chứng chỉ sư phạm ).

b. Cán bộ quản lý:

-  Giám đốc Trung tâm: có đạo đức, phẩm chất chính trị tốt, có năng lực quản lý. Tốt nghiệp Đại học theo chuyên môn Trung tâm đăng ký, có 3 năm kinh nghiệm trở lên trong ngành Giáo dục; Tuổi đời từ 25 tuổi đến dưới 65 tuổi, không phải là công chức, viên chức ( trừ trường hợp tổ chức đứng tên thành lập Trung tâm là trường học, cơ quan, đơn vị ); Nhiệm kỳ Giám đốc Trung tâm: 5 năm.

-  Phó Giám đốc: có đạo đức, phẩm chất chính trị tốt, có năng lực quản lý, tốt nghiệp Đại học – Cao đẳng theo chuyên môn Trung tâm đăng ký; Nhiệm kỳ Phó Giám đốc Trung tâm: 5 năm.

c. Nhân viên:

-  Đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu phục vụ cho công tác hành chính, học vụ.

-  Nhân viên kế toán có trình độ Trung cấp trở lên.

2. Cơ sở vật chất :

a. Hồ sơ pháp lý:

-  Nhà, đất có chủ sở hữu hợp pháp.

-  Hợp đồng thuê nhà, đất có công chứng, thời hạn thuê tối thiểu 2 năm ( Nếu thuê nhà của cơ quan, đơn vị, trường học phải có ý kiến của Công đoàn cơ sở hoặc cơ quan quản lý cấp trên).

b. Điều kiện phục vụ giảng dạy:

-  Khu phòng học, phòng bộ môn: đảm bảo diện tích sử dụng một phòng học đạt 1,5m2/học viên với quy mô 200 học viên/ca học. Phòng học không nhỏ hơn 15m2; độ ánh sáng lớn hơn 300 Lux.

-  Khu hành chính, văn phòng: Đảm bảo đủ phòng và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên của Trung tâm.

-  Có khu vệ sinh cho giáo viên và học viên, đảmbảo tối thiểu 60 học viên / 1 buồng vệ sinh.

-  Có sân bãi để xe và phương án giữ xe.

-  Môi trường sư phạm an ninh, an toàn.

c. Trang thiết bị:

-  Trang bị đầy đủ bàn, ghế, bảng, đồ dùng dạy học thực hành phù hợp quy mô Trung tâm

-  Mỗi Trung tâm phải có 1 máy vi tính nối mạng Internet đặt tại Văn phòng.

-  Trung tâm dạy Tin học phải có phòng máy tính, tối thiểu 40 máy.

d. Phương án chữa cháy, cứu hộ:

-  Có trang thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo quy định;

-  Có Biên bản kiểm tra PCCC;

-  Xây dựng Phương án PCCC và thoát nạn, cứu người (Công an PCCC phê duyệt); Có Nội quy PCCC và danh sách Đội PCCC.

3. Chương trình:

-  Ngoại ngữ: Chương trình A-B-C của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các chương trình tương đương được sự chấp thuận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

-  Tin học: Chương trình A-B và Kỹ thuật viên của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các chương trình tương đương được sự chấp thuận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

-  Bồi dưỡng văn hóa: Theo chương trình phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc chương trình khác được sự chấp thuận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Các bước thành lập và vận hành một trung tâm dạy ngoại ngữ

1. Điều kiện để thành lập một trung tâm dạy ngoại ngữ

Xuất phát từ đặc thù của ngành kinh doanh giáo dục, để thành lập một trung tâm ngoại ngữ, bạn cần phải đảm bảo các điều kiện sau:

-  Trung tâm đảm bảo có nguồn tuyển sinh thường xuyên, ổn định.

-  Có đội ngũ cán bộ quản lý theo quy định trong Quy chế thành lập trung tâm ngoại ngữ – tin học.

-  Có đội ngũ giáo viên đủ tiêu chuẩn theo quy định, đủ khả năng giảng dạy, đảm bảo cho các lớp hoạt động liên tục, đúng lịch của khóa học.

-  Có cơ sở vật chất (văn phòng, phòng học, phòng học tiếng, phòng vi tính,…) với các trang thiết bị học tập đáp ứng yêu cầu thực hiện nội dung, chương trình giảng dạy phần lý thuyết và thực hành của học viên.

-  Có nguồn tài chính tối thiểu đủ để chi cho các hoạt động thường xuyên của Trung tâm trong năm đầu tiên.

-  Có đầy đủ các điều kiện theo quy định về phòng cháy, nổ, vệ sinh môi trường, y tế và an ninh của trung tâm.

2. Đặt tên trung tâm

Đặt tên thương hiệu được xem là một trò chơi xếp chữ không hề đơn giản. Có quá nhiều quy luật và điều kiện phải thoả mãn để tạo ra một từ lý tưởng trong vỏn vẹn vài chữ cái. Tên một thương hiệu nói chung hay một trung tâm ngoại ngữ nói riêng có ý nghĩa quan trọng. Bởi tên thương hiệu gắn bó với sự phát triển, tồn vong của công ty bạn, mọi nỗ lực tiếp thị hay xây dựng thương hiệu chỉ với mục đích tìm một vị trí cho thương hiệu trong tâm trí mọi người.

Đối với trung tâm ngoại ngữ thì việc đặt tên trung tâm cần đảm bảo theo những yêu cầu đã quy định. Lựa chọn một cái tên vừa phù hợp với quy định, vừa thể hiện ý nghĩa bao quát nhất của thương hiệu cũng cần có sự đầu tư. Thông thường, tên trung tâm thường được đặt theo quy định: Trung tâm + Tên loại hình + Tên riêng (ví dụ: Trung tâm Ngoại ngữ – Tin học ABCD).

3. Đầu tư cơ sở vật chất

Một trong những vấn đề cần đặc biệt chú trọng khi mở trung tâm ngoại ngữ, đó là đầu tư cơ sở vật chất. Bởi vì các yếu tố như: địa điểm học, số phòng, bàn ghế học tập, hệ thống loa đài phục vụ học viên,… sẽ có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu quả dạy ngoại ngữ.

Trung tâm ngoại ngữ cũng giống như một trường học thu nhỏ với nhiều đối tượng khác nhau nên phải làm sao đáp ứng được tốt nhất những nhu cầu của người dạy và người học: yên tĩnh, thoáng mát, khu phòng học, khu vệ sinh sạch sẽ, sân bãi để xe. Phòng học phải đảm bảo diện tích sử dụng bình quân 1,5m2/học viên, độ ánh sáng lớn hơn 300 Lux. Phòng học cũng cần trang bị đầy đủ hệ thống loa đài, máy tính phục vụ cho quá trình học tập của học viên.

4. Xây dựng đề án kinh doanh

Xây dựng đề án kinh doanh là bước quan trọng để vận hành trung tâm phát triển lâu dài. Giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch kinh doanh của bạn tạo ra là nó phác ra được một bức tranh tổng thể, trong đó đánh giá tất cả các yếu tố tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm việc mô tả và phân tích các viễn cảnh tương lai kinh doanh của bạn.

Bạn có thể tham khảo các bước cơ bản sau khi thành lập một đề án kinh doanh:

-  Viết ý tưởng kinh doanh cơ bản của mình.

-  Thu thập tất cả các số liệu bạn có thể có về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng kinh doanh.

-  Tập trung và sàng lọc ý tưởng của mình trên cơ sở các số liệu đã tổng hợp.

-  Phác họa các chi tiết về mô hình kinh doanh của bạn. Sử dụng phương pháp tiếp cận với các câu hỏi “cái gì, ở đâu, tại sao và như thế nào” có thể giúp ích tốt cho bạn trong việc này.

-  Làm cho bản kế hoạch của bạn thật hấp dẫn để nó không những cung cấp cho bạn một cái nhìn sâu sắc mà còn trở thành công cụ tốt giúp bạn dễ dàng làm việc với các đối tác hay nhà đầu tư.

5. Tuyển chọn nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là một việc rất quan trọng góp phần vào sự thành bại của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự của trung tâm ngoại ngữ thông thường bao gồm các bộ phận sau:

Đội ngũ giáo viên

Đối với trung tâm ngoại ngữ, đội ngũ giáo viên có vai trò quyết định đến chất lượng dạy và học. Đây cũng là điều quan tâm nhất của học viên khi lựa chọn một trung tâm ngoại ngữ uy tín để theo học.

Thực tế cho thấy, các trung tâm ngoại ngữ có sự tham gia giảng dạy của giáo viên bản ngữ thường thu hút học viên hơn. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc điều này vì thực tế chất lượng giảng dạy không phụ thuộc hoàn toàn vào tỷ lệ giáo viên bản ngữ. Điều cơ bản là hình thức tuyển chọn đầu vào và đào tạo giáo viên giảng dạy như thế nào. Ví dụ như đối với giáo viên bản ngữ thì yêu cầu về chứng chỉ TESOL, TOEFL, các văn bằng chứng chỉ sư phạm tiếng Anh, đối với giáo viên trong nước cần có kiểm tra đầu vào về trình độ và kinh nghiệm giảng dạy.

Nhân viên marketing

Sản phẩm của trung tâm ngoại ngữ là các khóa đào tạo ngoại ngữ. Tuy nhiên để thu hút học viên thì không thể không có bộ phận marketing, giới thiệu đến cộng đồng sản phẩm của mình. Nhân viên marketing đòi hỏi có kinh nghiệm, khả năng sáng tạo, giao tiếp tốt và có vốn ngoại ngữ lưu loát, năng động, tự tin.

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Đây là đội ngũ tư vấn viên của mỗi trung tâm ngoại ngữ. Công việc chính của một tư vấn viên là: tư vấn cho học viên các chương trình đào tạo ở trung tâm ngoại ngữ; hướng dẫn học viên ghi danh; theo dõi và hỗ trợ học viên trong suốt quá trình học tập.

Nhân viên trợ giảng

Để công việc giảng dạy của giáo viên được thuận lợi thì bạn cần xây dựng một đội ngũ trợ giảng. Công việc chính của bộ phận này là hỗ trợ quá trình học tập của học viên, kết nối giáo viên và học viên, cùng với giáo viên đánh giá kết quả học tập. Bạn có thể tuyển dụng những sinh viên có trình độ ngoại ngữ tốt làm việc partime. Đây là đối tượng khá năng động, hoạt bát và phù hợp với công việc trợ giảng.

6. Xác định đối tượng học viên và xây chương trình đào tạo

Việc xác định đối tượng học viên chính của trung tâm cũng là một khâu rất quan trọng, ảnh hưởng tới định hướng tuyển chọn giáo viên và xây dựng chương trình đào tạo. Bạn phải xác định cụ thể đối tượng chính của trung tâm mình là ai? Học sinh, sinh viên hay người đi làm? Cấp bằng chứng chỉ cho những loại hình nào?…

Hầu hết các trung tâm uy tín, chất lượng đều xây dựng bộ giáo trình riêng để thuận lợi cho quá trình dạy và học. Giáo trình có thể do giám đốc trung tâm và đội ngũ giáo viên tập trung biên soạn trên cơ sở đặc thù chương trình đào tạo, cấp bằng, chứng chỉ của trung tâm.

Các chương trình cấp chứng chỉ như: IELTS, TOEIC, A, B, C, các khóa đào tạo ngắn hạn: cho doanh nghiệp B2B, giao tiếp các cấp, khóa đào tạo cơ bản: ngữ pháp, ngữ âm, giao tiếp cơ bản,… Có thể căn cứ vào từng chương trình mà đưa ra chỉ tiêu tuyển sinh và sắp xếp giáo viên giảng dạy.

Để đảm bảo chất lượng giảng dạy, việc quản lý học viên, giám sát chất lượng bài giảng cần phái tiến hành thường xuyên. Ở một số trung tâm có thiết kế phiếu điều tra cảm nhận học viên, những góp ý để nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy.

Sau khi thiết kế chương trình đào tạo và cân bằng các điều kiện khác, bạn xác định mức chi phí hợp lý cho từng khóa học. Định mức chi phí cho các khóa học một cách hợp lý và linh hoạt cũng góp phần thu hút số lượng học viên tìm đến trung tâm ngoại ngữ

7. Quảng bá thương hiệu

Tùy vào điều kiện, hoàn cảnh, bạn có thể thiết kế chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp với trung tâm của bạn như thiết kế pano quảng cáo, tờ rơi, quảng cáo truyền hình, báo chí, quảng cáo trong các trường học. Marketing online cũng là kênh quảng cáo đắc lực hiện nay, tốn ít chi phí và hiệu quả. Tuy nhiên, để chiến lược xây dựng thương hiệu đem lại hiệu quả thực sự, ngoài việc mạnh tay đầu tư cho công tác quảng bá, bạn phải luôn chú trọng đến tiêu chí số một: đó là luôn đảm bảo chất lượng đào tạo tại trung tâm.