Ngày 30/09/2019 Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của nghị định 119/2019/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019, theo đó:

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Đến thời điểm hiện tại, có rất nhiều đơn vị đã thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhưng vẫn còn rất nhiều đơn vị, tổ chức, cá nhân kinh doanh đang gặp khó khăn, vướng mắc khi triển khai sử dụng hóa đơn mới này.

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, Công ty LAW FOR LIFE hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn điện tử như sau;

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, MISA, Thái Sơn… hoặc các nhà cung cấp mới như EFY, SOFTDREAMS… Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

+ Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;

+ Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

+ Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/042020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/04/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)

- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;

+ Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn

+ Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

- Thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

-  Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

-  Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;

-  Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:

-  Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;

-  Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;

-  Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống //tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.

Nếu hệ thống báo kết quả giống như sau thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ cứng tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã đẩy hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử.

Chính vì vậy, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Bộ phận ấn chỉ tại Chi cục thuế quản lý hoặc LAW FOR LIFE để được hướng dẫn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử chính xác nhất.