Khắc con dấu là một trong những thủ tục doanh nghiệp thường làm sau khi thành lập. Trong quá trình hoạt động, mẫu dấu của doanh nghiệp được phép thay đổi. Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề dưới đây khi thay đổi mẫu dấu.

Những trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu

Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lí của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.

Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà gía trị của những văn bản hay báo cáo được đảm bảo và chịu các trách nhiệm pháp lí trươc pháp luật. Dấu doanh nghiệp có thể được thay đổi. Theo đó, một số trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu như sau:

- Thay đổi tên doanh nghiệp;

- Thay đổi loại hình doanh nghiệp;

- Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp;

- Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.

Nhưng trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp để đồng bộ các thông tin của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu bất cứ khi nào.

Lưu ý: Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.

Lưu ý khi thay đổi mẫu con dấu (Ảnh minh hoạ)
 

Không cần làm thủ tục thông báo khi thay đổi mẫu dấu 

Theo quy định hiện nay tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, quy định này đã chính thức được bãi bỏ tại Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, về dấu của doanh nghiệp, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ còn giữ lại các quy định gồm:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (quy định mới được bổ sung trong Luật 2020);

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (bổ sung thêm);

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (bổ sung thêm);

Như vậy, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hiện nay, khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động giao dịch trên thị trường, một số đơn vị là đối tác, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ và yêu cầu cam kết đang sử dụng đối với mẫu dấu mới. Trong trường hợp này, do không có cơ quan nhà nước nào quản lý về mấu dấu nên doanh nghiệp không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ.

Trong trường hợp này, phía doanh nghiệp nên giải thích rõ cho các đối tác, khách hàng rằng con dấu doanh nghiệp không được quản lý bởi bất cứ cơ quan nào. Do vậy không thể xin xác nhận về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới.

Tóm lại, khi thay đổi mẫu dấu mới cho công ty, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

- Không cần phải thông báo việc sử dụng mẫu dấu mới lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

- Làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới nếu như đối tác, khách hàng yêu cầu.