Bạn đang muốn thành lập công ty phần mềm nhưng lại vướng mắc về thủ tục, hồ sơ liên quan cần chuẩn bị, cần hoàn thành khi mở một doanh nghiệp mới? Đừng quá lo lắng, hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm mở công ty hữu ích sau để hiểu hơn về vấn đề này.

1. Kinh nghiệm đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp khi thành lập công ty phần mềm

– Để kinh doanh, bán hàng, sản xuất phần mềm thì doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề liên quan, như vậy mới thực hiện được mục đích kinh doanh của mình. 

– Doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp với lĩnh vực phần mềm, một số ngành nghề có thể đăng ký kinh doanh gồm: 

– Trường hợp công ty đăng ký kinh doanh ngành nghề không yêu cầu điều kiện thì không cần đáp ứng điều kiện mà có thể trực tiếp hoạt động kinh doanh ngay sau khi có giấy phép.

– Trường hơp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề yêu cầu điều kiện thì sẽ cần đáp ứng những điều kiện về vốn, về chứng chỉ hành nghề, về giấy phép… mới được đi vào kinh doanh. 

2. Kinh nghiệm chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp cho sự phát triển của công ty phần mềm

– Công ty phần mềm cần có loại hình doanh nghiệp phù hợp, như vậy mới thuận lợi thành lập và đi vào hoạt động. Doanh nghiệp cần căn cứ vào số lượng thành viên góp vốn, điều kiện hoạt động kinh doanh hoặc mong muốn của doanh nghiệp và chọn loại hình thích hợp với công ty.

– Hiện nay, doanh nghiệp có thể chọn một trong những loại hình sau để thực hiện đăng ký kinh doanh như: công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Mỗi loại hình có ưu điểm và hạn chế riêng, doanh nghiệp tham khảo chi tiết tại bài: Ưu điểm và nhược điểm các loại hình doanh nghiệp

3. Kinh nghiệm đặt tên cho công ty phần mềm theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp

– Tên công ty phải đầy đủ cấu trúc gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân. Còn tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

 – Doanh nghiệp cấm sử dụng từ ngữ, ký hiệu thiếu văn hóa trong tên. Cấm dùng tên cơ quan quản lý nhà nước đặt tên công ty.

– Đặc biệt, doanh nghiệp không được đặt tên công ty giống với các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước đó. Để tránh trùng lặp tên, bạn nên tra cứu tên kỹ lưỡng trước khi tiến hành đăng ký tên công ty.

>> Tham khảo chi tiết hơn: Cách đặt tên công ty

4. Kinh nghiệm soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty phần mềm

Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phần mềm chi tiết như sau

– Giấy đề nghị Sở Kế hoạch và đầu tư cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty.

– Các giấy tờ liên quan như: CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập…

– Danh sách cổ đông cùng thành viên có góp vốn vào công ty.

– Điều lệ cụ thể của doanh nghiệp

>>> Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư.

5. Kinh nghiệm chọn địa chỉ làm địa chỉ công ty phần mềm đúng quy định

– Có địa chỉ công ty, doanh nghiệp mới có thể đăng ký mở công ty. Do đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị địa chỉ  đặt công ty đúng, cụ thể, nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Không được sử dụng địa chỉ giả.

– Cấm đặt địa chỉ công ty phần mềm ở nhà chung cư, khu tập thể hay khu vực cấm làm địa chỉ kinh doanh. Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tận dụng nhà riêng độc lập của mình hoặc mượn địa chỉ nhà của bạn bè, người thân… làm địa chỉ đăng ký doanh nghiệp khi thành lập công ty.

>>> Tham khảo thêm: Cách đặt địa chỉ công ty

6. Kinh nghiệm góp vốn vào công ty phần mềm đúng thời gian quy định

– Doanh nghiệp tiến hành góp vốn vào công ty phần mềm trong thời hạn 90 ngày sau khi có giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Tài sản góp vốn có thể là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, giá trị quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, hoặc Quyền sở hữu trí tuệ được sử dụng để góp vốn bao gồm quyền tác giả, quyền liên quan đến quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp…(Tham khảo ngay: Quy định về việc góp vốn trong doanh nghiệp).

7. Kinh nghiệm kê khai thuế môn bài và đóng thuế

– Sau khi công ty đi vào hoạt động, thì doanh nghiệp cần tiến hành kê khai thuế trong vòng 30 ngày. Nếu không thực hiện nộp tờ khai đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt.

– Sau khi mở cửa kinh doanh, công ty phần mềm sẽ phải đóng những loại thuế như sau:

+ Thuế môn bài (đóng trong vòng 30 ngày sau khi mở công ty). Mức thuế môn bài phải đóng sẽ phụ thuộc vào vốn điều lệ mà doanh nghiệp kê khai. Cụ thể là trên 10 tỷ VNĐ thì đóng 3 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm, dưới 10 tỷ VNĐ thì đóng 2 triệu VNĐ thuế môn bài mỗi năm.

+ Thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng dựa trên mức lợi nhuận hằng năm của doanh nghiệp.

+ Thuế giá trị gia tăng.

8. Kinh nghiệm chuẩn bị vốn tối thiểu và kê khai vốn điều lệ phù hợp cho công ty phần mềm

– Muốn thành lập công ty phần mềm thì chắc chắc doanh nghiệp phải chuẩn bị vốn. Mức vốn có thể tùy vào khả năng tài chính hoặc theo quy định ngành nghề về vốn tối thiểu. (Tham khảo ngay: Vốn tối thiểu khi thành lập công ty là bao nhiêu?).

– Ngoài ra, khi mở một công ty, thì doanh nghiệp phải thực hiện kê khai vốn điều lệ. Số vốn này có trường hợp cần chứng minh, có trường hợp lại không. Bởi vì hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể về mức vốn điều lệ tối đa hay tối thiểu mà doanh nghiệp cần phải kê khai khi đăng ký kinh doanh. Tức là doanh nghiệp có thể đăng ký vốn điều lệ từ vài triệu đồng cho đến vài tỉ đồng.(Tham khảo thêm: Vốn điều lệ là gì?).

– Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu ý là với trường hợp đăng ký kinh doanh ngành nghề không yêu cầu điều kiện về vốn thì có thể đăng ký vốn điều lệ tùy vào công ty. Nhưng nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có yêu cầu về vốn mà cụ thể là vốn pháp định thì phải kê khai vốn điều lệ tối thiểu bằng hoặc hơn số vốn pháp định được quy định.(Tham khảo ngay: Danh sách ngành nghề yêu cầu vốn pháp định).

9. Kinh nghiệm đăng ký tài khoản ngân hàng cho công ty phần mềm

– Chủ doanh nghiệp phần mềm mang theo chứng minh thư nhân dân, con dấu và giấy phép đăng ký doanh nghiệp đến ngân hàng để mở tài khoản giao dịch cho công ty. Sau đó, làm thủ tục báo số tài khoản này cho Sở kế hoạch và đầu tư.

10. Kinh nghiệm chọn người làm đại diện theo pháp luật có trách nhiệm cho công ty

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.

– Do đó, phải chọn một người có đủ năng lực, kinh nghiệm và có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của một người đại diện pháp luật của công ty phần mềm.

– Có thể để cho chủ tịch, giám đốc… làm người đại diện pháp luật cho công ty. Tuy nhiên, người đại diện có thể thay đổi sau khi công ty đi vào hoạt động kinh doanh, nên nếu chưa hài lòng, doanh nghiệp có thể làm thủ tục thay đổi người đại diện.

>>>Tham khảo thêm: Quy định về người đại diện theo pháp luật

11. Kinh nghiệm công bố thông tin công ty sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh

– Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây: Ngành, nghề kinh doanh;  Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

– Thời hạn tối đa để thực hiện thủ tục này là 30 ngày kể từ ngày có giấy phép thành lập công ty phần mềm. Nếu quá thời gian trên mà doanh nghiệp không thực hiện việc công bố thông tin công ty thì sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 1 triệu VNĐ đến 2 triệu VNĐ.

12. Doanh nghiệp phần mềm có cần mua chữ ký số không?

– Công ty phần mềm cần đăng ký mua chữ ký số để thực hiện đóng thuế trực tuyến. Doanh nghiệp hãy đề nghị ngân hàng kích hoạt chức năng đóng thuế trực tuyến cho tài khoản ngân hàng của công ty mình. Kế toán công ty phần mềm sẽ sử dụng chữ ký số này để thực hiện đóng thuế online theo định kỳ cho doanh nghiệp.

13. Kinh nghiệm tiết kiệm chi phí khi sử dụng dịch vụ kế toán

 – Công ty cần thuê một kế toán thuế để thực hiện các công việc về kê khai, đóng thuế theo quy định. Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán của LAW FOR LIFE. (Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói của LAW FOR LIFE).

14. Kinh nghiệm khắc con dấu doanh nghiệp và phát hành hóa đơn GTGT

– Doanh nghiệp phải đặt khắc con dấu của công ty, số lượng và hình thức do doanh nghiệp quyết định, nhưng cần phải đảm bảo con dấu thể hiện được những thông tin cần thiết như tên công ty hay mã số doanh nghiệp. Sau khi khắc con dấu, doanh nghiệp làm thủ tục công bố mẫu dấu lên cổng thông tin điện tử quốc gia cùng với thông tin công ty.

– Ngoài ra, doanh nghiệp phải tiến hành phát hành hóa đơn GTGT hoặc mua hóa đơn để sử dụng.

Hãy liên hệ đến LAW FOR LIFE ngay để được tư vấn nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề thành lập công ty phần mềm. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tận tình nhất.